Koncepcja

Jedną z istotnych cech, która pojawiła się w ostatnich latach i ma duży wpływ na funkcjonowanie hotelu średniej wielkości (do 100 miejsc noclegowych) jest fakt, iż jego Właściciele (Inwestorzy) często przebywają w obiekcie jedynie okresowo. Obiekt traktowany jest jako inwestycja – należy jednak pamiętać, iż do jej prowadzenia potrzeba odpowiednich narzędzi oraz osób. Często, z powodu braku możliwości zatrudnienia managera, który spełniałby wymagania Właściciela / Inwestora (bądź zbyt wysokich kosztów utrzymania takiego stanowiska), kontrola nad hotelem przez znaczną część roku odbywa się z zewnątrz.

Dla obiektów do 100 miejsc noclegowych dokonaliśmy podziału ich funkcjonowania na 4 zasadnicze działy :

W prowadzonych przez nas obiektach głównym i kluczowym dla ich funkcjonowania działem jest Recepcja. Jest to pion kontrolujący codzienne działanie całego obiektu - z tego też względu dobór pracowników winien być ostrożny i przemyślany. Długa współpraca z pracownikami działu Recepcji przynosi w naszej działalności wymierne korzyści. Budowanie Recepcji w ten sposób jest charakterystyczne dla mniejszych obiektów, gdzie wprowadzanie osobnego działu sprawującego kontrolę nad pracą pozostałych części obiektu i kwestiami finansowymi byłoby trudne lub nieopłacalne. Do głównych zadań tego działu zaliczają się :

• Pozyskiwanie klientów
• Przyjmowanie klientów rozpoczynających pobyt w obiekcie
• Obsługa klientów przebywających w obiekcie
• Rozliczenie pobytu klientów kończących pobyt
• Koordynacja działań pozostałych działów (nadzór nad pokojowymi, kelnerami, kucharzami)
• Prezentowanie oferty hotelu potencjalnym klientom
• Kontrola przychodu
• Feedback z pracy w recepcji oraz propozycje polityki cenowej obiektu

Dział Sprzątający odpowiedzialny jest za stan pokoi oraz części wspólnych obiektu. Odpowiedzialny jest on również za kontrolę stanu magazynu przechowującego środki czystości. W razie wystąpienia braków w magazynie, zgłasza zamówienie do działu Recepcja.

Działy Kuchnia oraz Bar odpowiedzialne są za obsługę gastronomiczną klientów przebywających w obiekcie. Odpowiedzialne są one również za kontrolę stanu magazynu przechowującego żywność, napoje alkoholowe oraz inne produkty niezbędne do prawidłowego funkcjonowania kuchni oraz baru. W razie wystąpienia braków w magazynie zgłaszają zamówienie do działu Recepcja.

Jak widzimy, wszystkie działy spotykają się w Recepcji obiektu. Przy tworzeniu aplikacji skoncentrowaliśmy się więc na jej usprawnieniu. Głównym problemem pracy Recepcji, który dotykał nas przed wprowadzeniem systemu, był nadmiar dokumentów, brak kontroli nad przepływem informacji dotyczących klientów, oraz całkowita niewiedza o tym, co dzieje się w obiekcie. Przy braku obecności w hotelu z pewnością wpływało to negatywnie na naszą ocenę inwestycji.

Stworzona aplikacja usprawnia działanie tego działu w następujących aspektach:

Klienci ( kliknij aby pokazać )

Grafik ( kliknij aby pokazać )

Serwis WWW ( kliknij aby pokazać )

Działania marketingowe ( kliknij aby pokazać )

Biura podróży / Touroperatorzy / Firmy ( kliknij aby pokazać )

Założenia

Biorąc pod uwagę specyfikę branży hotelarskiej, zróżnicowane potrzeby narzucone przez lokalizację obiektu oraz charakterystykę Gości, w trakcie pisania systemu Web.Hotel wyodrębniliśmy jego elementarne założenia :

• System powinien być łatwo dostępny z dowolnego miejsca, bez potrzeby instalacji dodatkowego oprogramowania.
• System powinien być jak najbardziej user friendly.
• Moduł kontaktowy służący do komunikacji z klientem powinien być dostępny w dowolnym języku.
• Moduł serwisu WWW prezentujący ofertę hotelu powinien posiadać możliwość dodawania treści w dowolnych wersjach językowych.
• Moduł serwisu WWW powinien być ściśle powiązany z resztą systemu w celu jak najdokładniejszej prezentacji oferty hotelu.
• Moduł grafiku powinien pozwalać na bezpośredni podgląd informacji dotyczących rezerwacji.
• System powinien dostarczać podstawowe informacje na temat przychodu, obłożenia, źródeł pozyskania klientów i historii ich rezerwacji.

Głównym argumentem przemawiającym za stworzeniem systemu w formie aplikacji internetowej, był sposób zarządzania obiektem. Ponieważ, jak to opisaliśmy wcześniej, osoby zarządzające bądź właściciele nie są w stanie przebywać w hotelu cały czas, konieczne było stworzenie aplikacji dostępnej z dowolnego miejsca. Dzięki temu, mogą mieć wgląd w najważniejsze aspekty działania hotelu, takie jak przychód, obłożenie czy działania marketingowe. Dzięki możliwości analizy wszystkich informacji gromadzonych przez Recepcję w systemie, mogą korygować politykę obiektu oraz dostosowywać ją do potencjalnego klienta - nie będąc w hotelu. A przy kontakcie telefonicznym z własną recepcją nie pytamy o to, co się dzieje w hotelu, ale możemy porozmawiać o konkretnych Gościach i sytuacjach.